ENCYONACADEMY
Lektion 1 av 5 · 2 min

Mejl och texter

Hur en AI-assistent ger dig ett första utkast till ett kundmejl, sammanfattar långa trådar, kortar och byter ton, och varför du alltid granskar innan du skickar.

Det här tar du med dig

  • Säg vem det gäller, vad som hänt och hur det ska låta
  • Svaret är ett utkast som du gör till ditt eget
  • Datum, priser och löften kollar och fyller du i själv
  • Be om sammanfattningar, kortare versioner och ett annat tonläge
  • Gör alltid en slutgranskning innan du trycker på skicka
  • Dela bara det som behövs, i ett verktyg ni har godkänt

Begreppen

Utkast
En första version av en text som du sedan läser, ändrar och gör till din egen. En AI-assistent är bra på att ta fram utkast.
Tonläge
Hur en text låter för den som läser, till exempel formell, varm, enkel eller kort. Samma innehåll kan skrivas i olika tonlägen.
Slutgranskning
Den sista genomläsningen innan något skickas: stämmer priser, datum, namn och löften, och låter det som du?

Övning

Svara på ett mejl du har skjutit uppVälj ett mejl som du har skjutit upp. Be en AI-assistent som företaget har godkänt om ett vänligt utkast, och klistra bara in det som behövs. Fyll i datum, priser och löften själv, gör en slutgranskning och skicka.

Frågor

Logga in med BankID för att svara på frågorna och spara hur långt du kommit.

Läs filmens text
  1. Måndag morgon. Överst i inkorgen ligger ett långt mejl från en kund, med flera frågor och lite irritation mellan raderna.
  2. Du vet ungefär vad du vill svara. Det som tar tid är att hitta orden.
  3. Där kan en AI-assistent hjälpa dig, och det är vad den här kursen handlar om.
  4. Vi tar fem saker som de flesta gör varje vecka.
  5. Mejl, möten, kalkylark, research och presentationer.
  6. För varje sak får du se hur du ber om hjälp, vad som kommer tillbaka och hur du granskar det. Och efter varje lektion finns en övning att göra på jobbet.
  7. Vi börjar med mejlen, och med kunden som väntar på svar.
  8. Lena undrar om priset i offerten gäller, och när leveransen kommer. Så här kan du skriva till assistenten.
  9. Säg vem det gäller, vad som har hänt och hur svaret ska låta. Och säg vad du fyller i själv.
  10. På några sekunder har du ett svar. Titta på det markerade.
  11. Datumet fyller du i. Och att priset gäller i trettio dagar till, det har assistenten gissat.
  12. Det du har fått är ett utkast: en första version som du läser, ändrar och gör till din egen.
  13. Det som bara finns hos er, som datum, priser och löften, kollar och fyller du i själv.
  14. Det fungerar åt andra hållet också. Har du fått en lång mejltråd? Be om en sammanfattning i tre punkter, och vad du behöver svara på.
  15. Och har du skrivit ett svar som blev för långt? Be om en kortare version, med det viktigaste först.
  16. Del två: tonen, och den sista kollen innan du skickar.
  17. Samma innehåll kan skrivas i olika tonlägen. Tonläget är hur texten låter för den som läser.
  18. Mer formellt till en ny kund. Varmare till en kollega. Enklare till någon utanför branschen. Eller på engelska.
  19. Skriv bara vilken ton du vill ha, och vem som ska läsa.
  20. Innan du trycker på skicka gör du alltid en sak: en slutgranskning. Du läser texten en sista gång, med tre frågor i huvudet.
  21. Stämmer priser, datum och namn? Lovar texten bara det ni kan hålla? Och låter det som du?
  22. Tänk också på vad du klistrar in. Använd ett verktyg som företaget har godkänt, och dela bara det som behövs.
  23. Så. Assistenten skriver utkastet, kortar och byter ton. Du fyller i fakta, granskar och skickar.
  24. Prova redan i dag, på ett mejl som du har skjutit upp.
  25. I nästa lektion tar vi hjälp av AI med möten: agendan, besluten och vem som gör vad.
Möten och anteckningar